Afgelopen week was ik getuige van de uitreiking van de Briljante Mislukkingen Award Zorg 2016. Een prachtig initiatief dat een beroep doet op het lerend vermogen van de zorg. Een briljante mislukking getuigt immers van een goed doordachte aanpak, maar desondanks ook van een duidelijk aanwezig leereffect voor de toekomst.
Bij de introductie maakte Paul Iske, initiatiefnemer van de Award, een mooi onderscheid tussen een plan en de realiteit. Hij gebruikte bovenstaand plaatje om het visueel te maken. Heel herkenbaar. En ook uit de presentaties bleek het pad naar succes toch meer hobbels, bochten en kronkels dan gedacht te hebben.
Bij een aantal van de genomineerden viel het mij op dat de impact van het project op een of meer stakeholders anders uit had gepakt dan verwacht. Dat pleit niet alleen voor een grondige stakeholderanalyse vooraf, maar vooral ook voor daadwerkelijke interactie tussen alle betrokkenen gedurende het project.
de stakeholder zelfst.naamw. (m.)
Uitspraak: ['stekhɔldər]
Verbuigingen: stakeholder|s (meerv.)
Any group or individual who can affect or is affected by the achievement of the firm’s objectives.
(bron: Freeman, 1984. Strategic management. A stakeholder Approach)
Maak het impliciete expliciet
Onder stakeholders versta ik alle partijen (medewerkers, organisaties, politiek, media, enz) die op een of andere manier belang hebben bij of invloed kunnen uitoefenen op het welslagen van jouw project. Iedere stakeholder is daarin verschillend. Nu weet iedereen dat je met al die verschillende belangen rekening moet houden en iedereen weet wel wie zijn stakeholders zijn. Dus waar gaat het mis?
Ik pleit ervoor om die belangen voor ieder project expliciet te maken. Ga er maar eens even voor zitten. Teken het uit. Hanteert een tool die voor jou werkt om het visueel te maken. En doe dit niet alleen, maar betrek er zo snel mogelijk anderen bij. Hoe goed je je klanten of medewerkers bijvoorbeeld ook denkt te kennen, je kunt er niet zonder meer vanuit mag gaan, dat je wel weet wat de ander beweegt. Hoe die ander zal denken over jouw project. Wat als gaandeweg blijkt dat het anders is? Je komt er maar op 1 manier achter. Zorg dat je in gesprek gaat met je stakeholders en luistert naar wat hen beweegt.
Van gezamenlijk probleem naar gezamenlijke oplossing
Wie stakeholders vanaf het begin betrekt bij zijn traject, werkt vanaf de start aan draagvlak. Tegengestelde visies komen sneller op tafel en worden bespreekbaar. Jouw probleem of uitdaging kan een gezamenlijke uitdaging worden. Ieder voegt eigen kennis en expertise toe. Zo werk je aan een breed gedragen oplossing.
Altijd succes?
Dat zou mooi zijn, hè. In de praktijk blijkt het niet altijd zo simpel. Ik heb projecten meegemaakt waar ego's in de weg zaten om het gesprek aan te gaan. Dat gaf ook een speciale dynamiek aan het geheel. En projecten waarbij ikzelf met mijn organisatie niet als stakeholder werd gezien, terwijl we zelf wel vonden dat we er iets over te zeggen hadden. Ook lastig. En natuurlijk zijn er nog tal van andere factoren om rekening mee te houden.
Door expliciet te maken wie voor het slagen van jouw project van belang zijn en daar actief het gesprek mee aan te gaan zorg je er in ieder geval door dat je de hobbels, bochten en kronkels op je pad op tijd zult herkennen. En in het mooiste geval neem je die hobbels dan samen met je stakeholders.