Kun je wel een online bijeenkomst houden met mensen die digitaal (nog) niet zo handig zijn? Ik heb het inmiddels een aantal keren gedaan en deel graag mijn ervaringen en tips met je.
- Zorg voor duidelijke communicatie vooraf. Handleidingen met printscreens zijn fijn. Downloadlinkjes ook.
- Bied de gelegenheid om vooraf te oefenen. Ik plan meestal een momentje in waarin mensen al eens in kunnen loggen, zodat ze wat gevoel krijgen bij de online omgeving. Soms zit ik in mijn eentje (en doe ik ondertussen wat anders ;-) ) Soms is het oefenmomentje druk bezocht.
- Geef bij het oefenen ook een telefoonnummer voor het geval ze moeite hebben met inloggen. Ook tijdens een online sessie is het handig om een technisch hulpje paraat te hebben, zodat jij je kunt blijven focussen op de bijeenkomst.
- Plan een ruime inlooptijd. Tijdens de inlooptijd kun je je scherm delen met een powerpoint met tips voor het gebruik van je online tool. Toen ik dat onlangs voor het eerst deed, gingen deelnemers elkaar helpen. (“Nee, Willem, linksonder zit die knop voor je microfoon!”)
- Kies een tool waarmee je deelnemers automatisch naar BO-rooms kunt sturen en weer terug kunt halen. Dan hoeft niemand zelf op knoppen te drukken. Ik werk graag met Zoom, omdat dat eenvoudig in te stellen is. Mensen zijn dan steeds verrast dat het allemaal vanzelf gaat.
- Benoem in Zoom in het begin waar de knop zit om van speaker-view naar gallery-view te komen. Mensen die voor het eerst Zoom gebruiken weten niet dat die optie bestaat.
- Houd het simpel en overvoer niet met veel verschillende tools en werkvormen.
- Wil je de opbrengst van de sessie vastleggen op een digitaal whiteboard? Zorg dan voor een eenvoudige tool, zoals Jamboard. Ik check dan meestal vooraf of er in het gezelschap toch een paar mensen zijn die met zo’n tool overweg kunnen en vraag hen mee te typen. Zij kunnen eventueel hun scherm delen. Zijn het allemaal digi-starters? Schakel dan co-facilitators in.
- Check na iedere bijeenkomst met digi-starters hoe ze het ervaren hebben en waar ze tegenaan lopen. Als ervaren Zoom-er zie je mogelijk niet meer wat een digi-starter ervaart.
Hulp nodig bij jouw online bijeenkomst met medewerkers, cliënten, inwoners, andere stakeholders? Laat het me weten!